Pomodorando na prática

Aloha pessoal,

Disclaimer: Sempre fui um cara que defende o bordão “gentileza gera gentileza” e extremamente fissurado em estudar coisas que melhorem não apenas a minha qualidade de vida mas também das pessoas à minha volta (perto ou longe), no melhor estilo altruísta que posso ser. Desde eventos à palestras e posts, a idéia é sempre ajudar todo mundo com um pouco das experiências que me ajudaram e quem sabe pode ajudar outras pessoas.

Todo mundo me pergunta bastante sobre GTD/ZTD e o uso de Pomodoros mas nunca falei como os uso na prática num exemplo real do meu dia-a-dia. Como isso me ajudou, como me ferrei no inicio, como me virei com as interrupções … vou tentar resumir tudo num post (ou dois) e quem sabe ajudar alguém que tem interesse em começar a suar pomodoros mas não exatamente como. 😀

Para começar

Para começar a pomodorar, além de saber como se faz (você pode ler isso aqui, aqui e aqui) eu uso:

  • um timer
    • para Mac eu recomendo o Pomodoro
    • para outros sistemas (Windows ou online) existem várias opções
    • se o seu trabalho não for com computador, pro iPhone existe um free bacana chamado PomodoroLE ou qualquer coisa que você possa setar 25 min para o pomodoro e os 5 min de descanso
  • um moleskine ou bloco de folhas que seja razoavelmente grande para poder escrever a vontade. Não precisa ser uma folha A4 mas também que não seja menor que uma folha de agenda
  • lapiseira e borracha, porque assim você pode anotar, apagar e fazer o que quiser
  • se você trabalhar com mais gente, um (ou mais) sinalizador(es) para que as pessoas saibam que você está no meio de um pomodoro. Esse  sinalizador pode ser um papel escrito “Estou pomodorando” ou outras coisas como vou explicar abaixo.

A preferência por um meio de papel para anotar seus pomodoros é prática: a todo momento você terá interrupções e em alguns momentos coisas que poderão se tornar novos pomodoros. Isso vai se tornar claro com o passar do tempo em que você começar a utiliza-los.

A idéia de ter um caderno para isso é para que você possa fazer o balanço semanal e diário dos dias anteriores de pomodoro e assim saber exatamente o que você gastou, deu certo e não deu certo.

Início do dia: planejando os pomodoros

Toda manhã, antes de fazer qualquer coisa, eu tiro um pomodoro para planejar o que farei durante o dia. No início fazia isso rápido e sempre descobria que esquecia algo, era muito pessimista (marcando poucos pomodoros) ou otimista pensando “cada pomodoro tem 25 min e temos 5 min de descanso entre cada um deles então um dia de 8 horas de trabalho tem 16 pomodoros”. Na prática você precisa ser um monge zen-budista extremamente centrado vivendo num mosteiro para fazer a coisa acontecer assim.

No dia-a-dia, num tipo de caos ordenado, você sempre tem o cafézinho, o telefone, o amigo do lado que conta uma piada, reuniões urgentes e tudo mais que tendem a tomar parte desse tempo. Não se frustre: marque os pomodoros que você cumprirá com certeza e foque nas tarefas que realmente precisam de atenção total.

Inicio o pomodoro, abro o moleskine e dedico uma página apenas para os pomodoros. Começo escrevendo as tarefas que são as mais importantes com a previsão de pomodoros para elas. Sempre possível, tento separa-las por assunto/projeto para que eu saiba exatamente quanto de esforço eu espero gastar em cada coisa.

Então o exercício mental é: “O que tenho para fazer hoje. Quantos pomodoros eu vou gastar?”

Nessa hora, criei algumas regras para me ajudar a não ser nem pessimista nem realista demais:

  • nenhuma tarefa pode ultrapassar 5 pomodoros (2h30m de trabalho). O motivo é simples: tarefas muito longas e complexas são mais fáceis de completar quando a gente quebra ela em pedaços menores. Além de mais fácil, matar tarefas faz um bem danado à motivação. 🙂
  • utilizo sempre de 12 a 14 pomodoros por dia. O restante do tempo eu separo para ler e-mails, tirar dúvidas sobre algo ou de alguém, ajudar em outras coisas e por ai vai.
  • marco as tarefas mais importantes com asteriscos e tento concluir elas o mais rápido e com a maior prioridade possível
  • pomodoros (urgentes e não planejados) que aparecem durante o dia entram com a menor prioridade possível se a situação permitir
  • reservo sempre dois pomodoros para ler e responder e-mails – 1 pela manhã e outro a tarde
Ontem, minha lista de pomodoros foi:
  • Loja
    • fazer tela de cadastro hotsite (3 pomodoros) *
    • buscar dados via REST (3 pomodoros) *
    • mostrar dados do hotsite no formulário (2 pomodoros)
  • Giran
    • fazer textos site novo (2 pomodoros)
    • parear com os estagiários (2 pomodoros)
  • Ler/responder e-mails (2 pomodoros)

Além dos pomodoros, escrevo as tarefas avulsas, que geralmente não levam um pomodoro para serem feitas, separadas numa seção Tasks para concluir durante os intervalos dos pomodoros ou durante o dia.

Como na folha geralmente sobra espaço, escrevo minhas tarefas mais rápidas numa seção Tasks no rodapé da folha. Essas são tarefas que geralmente não levam mais que 5 min para serem feitas como uma ligação, um e-mail rápido ou qualquer coisa desse gênero mas que você precisa realizar. Por exemplo, minha lista de tasks de ontem foi:

  • Fazer inscrição QCon
  • Ver andamento site novo
  • Marcar cardiologista *
  • Pagar condomínio *
  • Pagar GVT *

Algumas vezes essa lista tem apenas coisas pessoais mas muito pontuais: muitos dos assuntos que temos que resolver infelizmente temos que fazer em algum espaço de tempo que temos durante o dia como pagar uma conta, ir ao banco ou resolver algo na rua. Ter essa lista junto da lista de pomodoros ajuda muito, pois você pode resolver algo num momento entre um pomodoro ou outro e também saber se não vai dar tempo de fazer algo e tomar alguma atitude: remarcar um encontro ou passar a tarefa como prioridade para o outro dia. 🙂

Minha folha (essa é a de hoje 11/04) ficou assim:

Folha de pomodoros e tasks
Folha de pomodoros e tasks

Durante o dia: pomodorando pra valer

Depois de planejados os pomodoros, e já começando a contar o tempo de break de 5 min, a primeira coisa que faço é dar uma passada rápida de olho na caixa de e-mail e ver se vou ter que gastar meu pomodoro de leitura/resposta de e-mails. Isso é importante porque alguns e-mails chegam a noite e precisam de algum tipo de feedback o mais prontamente possível. É o break de pegar água/café e se ajeitar na cadeira. hehehe

Aliás, se o que você vai ter que fazer depende muito do que você recebe no e-mail, você pode mover esse pomodoro para ANTES de planejar seus pomodoros do dia. Vai ser muito mais efetivo. 🙂

Pego a primeira tarefa mais importate e inicio um pomodoro.

Quando inicio o pomodoro, eu sinalizo para as pessoas que estou pomodorando tanto virtualmente (usando o programa de pomodoro que coloca uma mensagem automática no messenger pedindo para aguardar 25 min) quanto fisicamente (colocando fones de ouvido ou fazendo cara de concentrado lol ). É importante você fazer as pessoas respeitarem seu tempo e você tirar de sua vista qualquer coisa que atrapalhe. Fechar o messenger (se puder), o twitter, facebook … tudo que possa te tirar a atenção. A magia do pomodoro só funcionará se você realmente manter o foco na tarefa.

Se você trabalha em ambientes bagunçados (no bom ou mau sentido), barulhentos ou com muita gente (como eu) propícios para interrupções frequentes, apele para o bom senso e compreensão mútua. As pessoas hoje já se acostumaram com o fato deu fazer pomodoros o tempo todo e nem me incomodam mais quando estou em meu estado de pomodoro.

Faça um adesivo escrito “Estou pomodorando” ou utilize um timer que todos possam ouvir quando inicia e quanto termina. O que importa é que você consiga passar a mensagem de que seus 25 min são importantes para você e que só deve haver interrupção se realmente for necessário.

Tente fazer um pomodoro em dupla ou um pomodoro comunitário. Em dupla de trabalho isso funciona LINDAMENTE e vou começar os testes em breve com grupos de pessoas (experiências serão postadas em breve. :P).

Trim! O pomodoro acabou e começou o break de 5 min. Eu marco um pomodoro na minha folha e olho que tenho que fazer em seguida.

O break de 5 min do pomodoro foi feito para que as pessoas descansem. O descanso não quer dizer necessariamente gastar o tempo navegando em sites ou olhando para o nada feito um maníaco. O descanso foi feito para que você possa arejar a cabeça, possa digerir o que foi feito no pomodoro anterior, tome um café e se prepare para o próximo.

Eu aproveito esses breaks para resolver coisas rápidas também. No tempo de um break eu verifico se existe alguma tarefa rápida que eu possa concluir e me livrar dela. Essa prática tem feito eu resolver muita coisa no tempo que eu nem sabia que existia. Ontem, quando terminei a tarefa pela manhã aproveitei para ligar e marcar rapidinho o cardiologista (saúde sempre em primeiro lugar). Menos uma tarefa para concluir. 🙂

O break termina e o ciclo se repete durante todo o dia.

É importante relembrar que depois de 4 pomodoros o break é maior, sendo recomendado geralmente 15 a 30 min. Na prática, nunca passei de 10 min. O motivo é o bom senso: 15 min é tempo demais para “descanso” que geralmente você tem diluído durante o dia na ida ao café, na volta do almoço ou no início da manhã. Todos sabem que na prática, das 8 horas trabalhamos efetivamente durante 7 horas (ou menos) delas.

Final do dia: revisão dos pomodoros e reflexões

Quando termina o dia é hora de contabilizar os pomodoros e tarefas feitas. Esse momento pode ser tanto antes de ir embora quanto em casa. O importante disso é poder levantar o que foi resolvido, o que não foi, o que mais causou interrupções … enfim, preparar a cabeça para a lista do dia seguinte, sem pressa.

Esse momento ajuda (e muito) a tornar o planejamento do dia seguinte mais pé no chão. Muito do que aconteceu (ou deixou de acontecer) durante o dia pode refletir de várias formas no dia seguinte. Por exemplo, ontem eu não consegui concluir a tarefa de recuperar os dados via REST e a tarefa durou 5 pomodoros ao invés de 3. Ou seja, errei minha previsão em quase 50%. Porque? Essa pergunta revela coisas que podem tornar sua precisão muito maior nos próximos planejamentos.

No caso de interrupções, os meninos discutiram bastante sobre uma nova funcionalidade na sala com ânimos mais exaltados na hora de defender conceitos. Isso geralmente acontece a tarde por volta das 16:00. Será que se eu colocar as coisas que merecem mais foco e concentração para manhã eu terei um aproveitamento melhor devido à distração menor? Ou será que foi algo pontual?

A revisão, tanto quanto o planejamento, vai mostrar sempre o que deu de errado e certo no seu dia para que você possa corrigir ou intensificar algo. O importante é transformar esses acontecimentos em aprendizado.

A revisão das tarefas rápidas também é válida. Descobri que minha namorada pagou a GVT (uhuuuu). Então, eu já posso cortar isso da minha lista de amanhã… mas pagar o condomínio continuará lá. 🙁

E por ai vai …

Essa é o meu uso cotidiano de pomodoros. Muito do uso do pomodoro vai do ambiente em que você trabalha ou vai utiliza-lo. Ele precisa ser algo que lhe traga satisfação e sentimento de produtividade e não algo frustrante. Portanto, comece leve: 6 a 8 pomodoros por dia são uma ótima pedida.

Acredite e persista: existem dias que seu foco estará um lixo. Tente fazer menos pomodoros: se cobre menos e tente trabalhar dentro de um caos ordenado. Todo mundo tem “aqueles dias”.

Vou postar meu modelo de folha de trabalho para quem quiser seguir um pouco, mas no site do pomodoro tem folhas padrão ótimas para isso e uma folha resumindo de forma rápida a técnica pomodoro. 🙂

No próximo post vou falar um pouco de ZTD na prática, que é onde guardo todas as minhas tasks.

Bons pomodoros e simbora. 🙂

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  • Muito bom o texto!

    Estamos usando aqui o Pomodoro junto com Programação por Par e o pessoal está curtindo muito. O “timing” com o seu texto foi perfeito! 🙂

    Obrigado por compartilhar!

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  • Fala Rafael. Valewzão chefe. Fazemos Pair Programming usando pomodoros tb e o resultado sempre foi show de bola. 🙂 Vou começar a tentar fazer isso em grupos e ver no que vai dar. Ehehe Depois posta algo sobre essa experiência pra galera poder absorver também. Sucesso!

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  • Marcio Albuquerque

    Muito bom texto sobre Pomodoro. Venho usando cada vez mais em meu dia a dia (seu post eu li em um intervalo maior de 15min e meu comentário foi feito num intervalo menor).

    Eu ainda estou em torno de 8 pomodoros diários, mas querendo aumentar. É legal que as técnicas que utilizo se parece muito com a sua (separação por assunto e tarefas menores). Estou gostando tanto de usar que até já usei em reuniões de trabalho com bons resultados!

  • Salve Marcio. Obrigadão pelo feedback. 🙂

    Muito bom cara. Eu continuo lendo muito sobre efetividade mas me concentro mais em Pomodoros e o ZTD (versão mais light o GTD) além de ler bem sobre Lean/Extreme Programming e afins. Muito bacana essa de usar pomodoros em reuniões de trabalho. Posta depois sua experiência com isso pra compartilhar.

    Abração chefe.

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